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マイナンバー対策で情報活用基盤の構築を!
こんにちは、NIコンサルティングの草薙です。

先日、大阪で「マイナンバー対策セミナー」を開催しました。最近は、毎日のように新聞にマイナンバー関連記事が掲載されており、皆さんの関心度も高まってきています。セミナー前日にホームページから申し込まれる方もいました。「さすがにそろそろ考えないと」と思う方が増えてきたようです。
 
マイナンバー対応は、主に、総務や経理部の方が対応することになるので、それ以外の部署は関心度が低いです。情報システム部門があまり絡んでこないケースもあるので、マイナンバーについては、紙で保管すると考える人も多くいます。保管するためのキャビネットを用意するだけであれば費用も安くて済みます。
 
マイナンバーを紙で管理する場合、従業員のマイナンバーを入社年度ごとにファイリング。退職時には、ファイルから抜き出して、退職時ごとのファイルに入れ直し、そこから保存期間管理をしないといけません。そして、保存期間が過ぎたら、確実に廃棄処理をしなければなりません。アルバイトが多いと、さすがに紙管理は厳しいでしょうね。
 
費用はかかりますが、ITを利用するのが良いです。わざわざファイリングする必要もないですし、自動廃棄もしてくれます。利用履歴もITが管理するため、いちいち記録を付ける必要もありません。かなり楽ができます。その代わり、費用はかかります。マイナンバー管理だけに費用をかけるくらいなら、面倒でも紙で管理しようという気持ちは分かります。マイナンバー管理者が頑張れば済む話ですから。
 
ただ、マイナンバー管理に限らず、もっと有益な機能がついたシステムなら費用をかけても良いのではないでしょうか?マイナンバー管理をするなら、ついでに『顧客情報』や『技術情報』なども管理しましょう。マイナンバー対策をすることで、企業におけるIT活用、情報活用の基盤が出来上がることになります(下記3点)。
 
1.セキュリティの確保
   個人情報保護の体制とルール化ができます。
2.相互牽制の確立
   属人性を排除し不正な所業を抑止できます。
3.ペーパーレス化
   無駄な紙をなくし印刷費・郵送費等のコストダウンも実現します。
 
マイナンバーだけで終わるのはもったいないので、マイナンバー対策をきっかけに企業体質強化につなげていきましょう。
 
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