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マイナンバーを会社に提出しましたか?
こんにちは、NIコンサルティングの草薙です。
 
12月ももう中旬となり、2015年の終了が近づいてきました。年末は取引先へのご挨拶に加え、年末調整書類や年賀状の送付など社内業務処理も多くなる月です。
 
来年から始まるマイナンバー制度に向け、私も「マイナンバー」と「平成28年分 扶養控除異動申告書」を会社に提出しました。平成28年分の申告書には、ばっちりと『個人番号(マイナンバー)』を記入する欄があります。マイナンバー情報が漏洩してしまうと、罰則が与えられるため、弊社の管理部も慎重に取り扱いをしております。
 
個人番号(マイナンバー)に関しては、源泉徴収や社会保険に関する事務手続きに利用されるため、会社に伝えておく必要があります。私は西日本支社に在席しており、管理部が在席しているのは東京本社です。社内便で本社に郵送するにしても、誰か(拠点の事務員さんなど)が取りまとめを行う際に、拠点メンバーのマイナンバーがばれてしまう可能性があります。
 
そのため、弊社では各自がWEB上でマイナンバーと「通知カード」「免許証」をアップロードする方法を採用しました。私も実際にアップロードしたのですが、非常に簡単でした。スマートフォンで社内サイトにアクセスし、マイナンバー入力後、「通知カード」「免許証」をスマートフォンで撮影して添付するだけでした。「第3号被保険者(配偶者)」の委任状だけは押印が必要だったので、それは別途PDF化してアップロードしました。
 
その情報は、リアルタイムに弊社管理部に共有されます。管理部には共有されるものの、私以外の社員は、私のマイナンバー情報は一切見ることができないし、私も他社員の情報を見ることができないよう閲覧制限がかけられております。そのため、安心してマイナンバー情報を保管することが可能です。
 
業務効率を高めるために何ができるのかを考えると、やはりITをうまく活用した方が良いです。各社員が、マイナンバー通知カードや免許証をコピーして、切手を貼って郵送するのも良いですが、時間もコストもかかります。社内業務は効率化して、代わりに年賀状など社外の取引先にかける業務には、時間とコストを使って対応していきましょう。
 
来年になればまた一段とマイナンバー保管に関するお悩みが増えると思いますので、お気軽にご相談頂ければ幸いです。2016年も宜しくお願い申し上げます。

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